Beim grössten Schweizer Medienhaus, nutzen Verwaltungsrat, Geschäftsleitung und Fachexperten für die Sitzungsvorbereitung die im Vergleich zur früheren Anwendung viel effizientere Lösung Brainloop BoardRoom.
Verwaltungsrat und Geschäftsleitung der SRG tauschten bislang schriftliche Informationen auf dem Papierweg, per E-Mail und mit einer App eines anderen Herstellers aus, mit welcher allerdings PDF-Dokumente ausschliesslich auf Tablets von Apple geteilt werden konnten, wie es in einer Mitteilung von Brainloop heisst. «Wir mussten immer wieder massiven Support leisten, wenn das Produkt nicht funktionierte. Weil aber der direkte Zugang zum Anbieter fehlte, waren uns meistens die Hände gebunden», wird Beat Schneider, Zentralsekretär des SRG-Verwaltungsrats, darin zitiert. Von den zehn in Betracht gezogenen Lösungen erhielt schliesslich Brainloop den Zuschlag. Ausschlaggebend seien insbesondere die Benutzerfreundlichkeit für die Zwecke der Gremienarbeit sowie das attraktive Kosten-Nutzen-Verhältnis gewesen.
Nach einer kurzen Einführungszeit würden seit Anfang letzten Jahres beim Verwaltungsrat Sitzungsunterlagen ausschliesslich mit der neuen Lösung verwaltet, geteilt und Dokumente von den Nutzern bearbeitet. Bei der SRG nutzen heute rund 50 Anwender die neue Lösung; nebst Verwaltungsrats- und Geschäftsleitungsmitgliedern auch Mitarbeitende des Zentral- und Generalsekretariats, Fachexperten, Juristen sowie Betriebswirtschafter, welche die Ausschüsse begleiten. Man spare nicht nur viel Papier, sondern arbeite dank der grossen Benutzerfreundlichkeit effizienter, beispielsweise wenn Dokumente abgeändert oder mit Annotationen bearbeitet werden sollen. 2019 möchte Schneider über die Sitzungsvorbereitungen hinaus auch Zirkulationsbeschlüsse und die interne Selbstbeurteilung des Verwaltungsrats mittels Fragebogen auf Brainloop BoardRoom abbilden und so den Nutzen der Beschaffung weiter steigern. (pd/maw)