von Michèle Widmer
Zahlreiche Events wurden aufgrund des Coronavirus ins Internet verschoben. Kunden-Meetings oder Team-Sitzungen finden über Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams oder Skype statt. Es gibt wohl kaum jemanden in der Branche, der in den letzten Wochen nicht seine Erfahrungen mit virtueller Kommunikation gemacht hat. Technische Pannen, Referate ohne Interaktion und plötzlich beantworten Teilnehmerinnen Mails oder wechseln in ein anderes Meeting.
Digitalswitzerland hat die Herausforderung solcher Meetings zum Thema gemacht: In einer Online-Session über Online-Sessions. «How to keep an audience hooked in a virtual meeting?» lautete der Titel der Veranstaltung am Dienstagmorgen. Ihr Wissen und ihre Erfahrungen teilten Igor Matic, Co-Leiter Center für Sprache und Kommunikation an der ZHAW, Arjanna van der Plas, unabhängige Business Coach, Michael Yaziji, Professor an der IMD Business School und sowie Tobias Zehnder, Mitgründer und Partner von Webrepublic.
Gleich zu Beginn wurde klar: Moderator Sébastien Kulling, Head of Suisse Romande & Deputy Managing Director von Digitalswitzerland, ist – wie alle, die durch ein Online-Panel führen – stark gefordert. «Die Moderation einer Online-Veranstaltung ist sehr anspruchsvoll», sagt Igor Matic von der ZHAW und fügt an: «Wenn man sich auf einem Panel gegenübersitzt, gibt die non-verbale Kommunikation Anzeichen, was Referenten zu etwas Gesagtem denken. Körpersprache spielt dabei eine wichtige Rolle – so kann die Moderatorin bei einem Augenrollen oder einem Seufzer reagieren.» Bei Online-Panels sei das schwierig mitzubekommen.
Vom Frühstückstisch ins Meeting
Business Coach Arjana van der Plas macht auf einen anderen Punkt aufmerksam – und teilt dazu eine private Anekdote. Kurz vor dem Panel habe sie sich noch einen Fleck vom T-Shirt gewischt, weil sie quasi direkt vom Frühstück mit der Familie kam. Ihr Input: «Überlegt euch, woher die Teilnehmerinnen und Teilnehmer kommen und nehmt das zum Start auf – idealerweise auf eine witzige Art.» Generell müsse man sich je nach Zielpublikum überlegen, in welchem Setting das Panel verfolgt werde. Junge Eltern beispielsweise seien zuhause im Büro sofort abgelenkt, wenn das Kind nebenan schreit.
Zum Thema wird auch der Blickkontakt. Häufig schauen Speaker bei Online-Panels auf das Display. Um die Zuhörerinnen und Zuhörer aber möglichst direkt anzusprechen, sollte in die Kamera geschaut werden. Michael Yaziji, Professor an der IMD Business School, sagt, er habe sich ein kleines Gesicht um die Kamera gemalt, um dies besser umsetzen zu können. Um die Perspektive zu verbessern, helfe: einen Stapel Bücher unter den Laptop legen.
Um die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei der Stange zu halten, führte Digitalswitzerland mehrmals elektronische Umfragen durch. Eine lautet: «Denk an dein nervigstes Online-Meeting, welches du hattest. Was genau war so schlimm?» Die meistgenannten Antworten: Zu lang. Und: Keine oder zu wenig Interaktion.
Eine Anekdote, die dieses Ergebnis untermauert, liefert Tobias Zehnder von Webrepublic. Er erzählt von einem Pitch mit einem Kunden. «Das Meeting dauerte zwei Stunden, eine davon habe nur ich geredet, dabei nur mich selber gesehen und war so ohne jegliches Feedback.» Am Schluss habe er sich allein, traurig und leer gefühlt, sagt er mit einem leichten Augenzwinkern. Es sei fast schon etwas unanständig, jemanden in einer Präsentation so allein zu lassen. Um eine Idee zu verkaufen, brauche man Augenkontakt, müsse ein Nicken oder auch ein Kopfschütteln sehen können.
Das sei wirklich ein Worst-Case-Szenario, sagt Matic dazu. Back-Channel-Behaviour sei in der digitalen Welt besonders wichtig. Das Publikum solle nicht nur zurücklehnen und zuhören, sondern den Redner signalisieren, dass er zuhört und Feedback geben. Bei einem persönlichen Treffen schauen wir dem gegenüber auch ins Gesicht. Das müssen wir uns für Online-Sitzungen auch antrainieren. Er selbst habe sich angeeignet, dem Speaker konsequent ins Gesicht zu schauen, sich auf die Mimik zu konzentrieren, um selbst nicht den Faden zu verlieren.
«Kürzere Meetings, weniger Teilnehmer und Themen»
Dann nennt Matic noch einige praktische Tipps für virtuelle Sitzungen. «Weniger ist mehr. Versucht die Zahl der Teilnehmenden so gut wie möglich zu limitieren. Mehr als sieben Leute sind meistens schwierig.» Zudem sollten der Zweck und die Ziele der Sitzung klar definiert sein. «Kürzere Meetings, weniger Teilnehmer und weniger Themen», stimmt Zehnder zu. Es sei auch Okay Leute direkt anzusprechen, wenn es ausschaut als ob sie abgeschweift sind. Van der Plas empfiehlt bei einer längeren Sitzung eine Fünf-Minuten-Pause einzubauen.
«Die informelle Kommunikation, die sonst im Kaffeeraum oder im Lift stattfindet, ist sehr wichtig», sagt Matic und verweist auf die Forschung. Das müsse längerfristig auch virtuell möglich sein. Warum in Unternehmen also nicht ein paar Minuten dafür reservieren? Hier bringt sich Zehnder ein: «Bei Webrepublic treffen wir uns vor Meetings immer ein paar Minuten früher online, um uns informell auszutauschen.»
Zum Schluss folgt eine Umfrage, die Moderator Kulling sowie den Referentinnen und Referenten direktes Feedback gibt. «Wie bewertet Ihr dieses Panel?» Es gibt gute Noten. In einer Skala von 1 bis 10 gibt es eine 8. Von den insgesamt 60 Teilnehmerinnen und Teilnehmern sind 90 Prozent die ganze Stunde dabeigeblieben – wie konsequent, konnte man hinter den schwarzen Bildschirmen allerdings nicht sehen.
