Die Schweizerische Post reagiert auf die teils harsche Kritik in den vergangenen Jahren im Zusammenhang mit den Ausschreibungsverfahren. Anfang 2020 wurden nach einem Pitch 26 Kreativ- und Mediaagenturen sogenannten Pools zugeordnet. Diese Agenturen gehörten dann zu den bevorzugten Partnern der Post – ohne garantierte Aussicht auf Aufträge (persoenlich.com berichtete).
Diese Verträge laufen nach drei Jahren aus – also Anfang kommenden Jahres. Künftig soll das Verfahren vereinfacht werden. Aktuell sind zwei Angebotsanfragen verschickt worden, mit denen die Post Partnerinnen und Partner für die Erbringung von Kreativleistungen und Mediaplanung sucht. «Die Gründe für den Entscheid, die beiden Angebotsverfahren durchzuführen, sind vielfältig, haben jedoch nichts mit der Qualität der sich im Pool befindenden Agenturen zu tun», so Post-Sprecherin Jacqueline Bühlmann auf Anfrage von persoenlich.com. «Vielmehr sind wir zu dem Schluss gekommen, dass wir unseren Beschaffungsprozess für Kreativ- und Medialeistungen optimieren und vereinfachen wollen.» Unter anderem hätten Rückmeldungen der 26 Poolagenturen die Post zu diesem Schritt bewogen.
Unnötig viel Aufwand
Laute Kritik am letzten Vergabeverfahren der Post gab es 2019 von Leading Swiss Agencies (LSA). Der Verband der führenden Kommunikationsagenturen der Schweiz bemängelte, dass das Verfahren zeitraubend sei und beide Seiten unnötig viel Geld koste. «Es fordert einen unverhältnismässig hohen Aufwand an strategischer und administrativer Arbeit und ist mit einem Kriterienraster versehen, der äusserst preisgetrieben ist», schrieb damals LSA-Geschäftsführerin Catherine Purgly in einem Artikel in der gedruckten Ausgabe der Fachzeitschrift «persönlich».
Bei der Erarbeitung der neuen Angebotsanfragen war die Post diesmal situativ mit Catherine Purgly in Kontakt. «Der LSA war mit der Post im Austausch, um zu erläutern, wie die Zusammenarbeit in einem Agenturpool-Verfahren fair gestaltet werden kann», so Purgly zu persoenlich.com. «Der LSA hatte jedoch zu keiner Zeit Einblick in die Ausschreibungsunterlagen und war nicht in das Verfahren involviert.» Daher wisse der LSA auch nicht, wie der Beschaffungsprozess für die Anbieterseite im Detail vereinfacht worden sei.
Keine Konzepte mehr
Die beiden erwähnten Angebotsanfragen wurden bereits verschickt, um im ersten Quartal 2024 neue Rahmenverträge abschliessen zu können. «Wir haben alle bestehenden Rahmenvertragspartner aus dem aktuellen Krea- und Media-Pool angeschrieben, zusammen mit neuen Agenturen, die bisher noch nicht Teil des Pools waren», so Jacqueline Bühlmann. Diese Agenturen hätten nun die Möglichkeit, bei den Angebotsanfragen mitzumachen und ein Angebot abzugeben. «Die Anforderungen an die Angebotsanfragen haben wir bewusst möglichst gering gestaltet, um den Aufwand zu minimieren», ist Bühlmann überzeugt.
Beispielsweise verzichtet die Post nun darauf, Konzepte erarbeiten zu lassen. Im Bereich Media wird dies in einer zweiten Phase verlangt – jedoch wird die Post dies vergüten. «Dafür haben wir mehr Gewicht auf Referenz-Cases gelegt», so Bühlmann. «Zudem haben wir den Prozess für die Vergabe von künftigen Aufträgen an unsere Rahmenvertragspartner bei Kreativ- und Medialeistungen vereinfacht, damit die Agenturen auch bei der künftigen Zusammenarbeit weniger Ressourcen in die Angebotsgestaltung investieren müssen.»
Noch stärker vereinfachen lässt sich der Prozess aber nicht. Bühlmann: «Aufgrund regulatorischer Vorgaben sind wir in einigen Punkten dazu verpflichtet, bestimmte Anforderungen zu stellen. Die Nachhaltigkeit ist eines der strategischen Ziele der Post, aus dem Grund ist dieses Thema auch mit mehreren Fragen adressiert worden.» Und auch künftig sollen Rahmenverträge erstellt werden, um die vertragliche Basis für die konkreten Auftragserteilungen während der Vertragsdauer bilden zu können.
